“Para el largo viaje de las cinco mil millas, conviene
dar bien el primer paso”
Mao
Una vez que tienes definido tu motivo y qué tipo de
comida harás, deberás sentarte con un papel y un lápiz (o en tu computador) como
primer paso de la organización de tu reunión o evento.
Una CheckList te ayudará a organizarte muy bien.
¿Qué es una CheckList?
Me gusta mucho la descripción que hace Miguel Guzmán Miranda
– Coach Personal en su blog, así que aquí te lo copio tal cual él lo dice:
Una Checklist es una lista de tareas predefinida. ¿Cómo? Sí, es una lista de
tareas que contiene una serie de pasos a realizar, y es predefinida porque la
lista de tareas no cambia, se mantiene fija cada vez que usamos la checklist.
Veamos para qué sirven y cómo hacer una.
¿Para qué sirve una Checklist?
Sirve para que, en un proceso en el que hay que tener en cuenta una serie de puntos específicos, no se nos olvide ninguno.
El ejemplo típico es el de hacer despegar un avión: es un proceso complejo y es importante realizar correctamente cada uno de los pasos, y en orden. Pero es siempre el mismo proceso (para un determinado modelo de avión). Otro ejemplo es una operación quirúrgica: para una operación determinada los pasos están preestablecidos para un resultado óptimo, y es crítico que se sigan en el orden correcto sin olvidar ninguno.
Una checklist es una hoja donde viene ya cada una de estas tareas especificada y lo único que hay que hacer es seguir la lista paso a paso para completar el proceso sin dejarnos ningún elemento por el camino.
El por qué de una checklist es muy sencillo: en la vida existen una serie de procesos que son monótonos y rutinarios, y que comprenden una serie de pasos, los cuales, si bien siempre son los mismos, no son tan triviales como para poder confiar en que nos vamos a acordar de todos ellos de memoria. Y el que se nos olvide alguno de ellos puede ser desde un poco engorroso como que se nos olvide algo al hacer el equipaje, hasta un error grave si se trata de un proceso importante, como una operación de apendicitis.
Al establecer una lista por escrito de todos los pasos necesarios especificándolos uno por uno, y recorrerla de principio a fin comprobando (checking) cada uno de los elementos de la lista, nos aseguramos de que se cumplen todas las tareas definidas, en el orden correcto, sin que falte ninguna.
Por ejemplo si cada vez que vas al supermercado hay una serie de cosas que siempre compras (por ejemplo lechuga, huevos, zumo, yogures y muchas latas de mejillones). Independientemente de que tengas otras cosas que comprar, tu lista básica tendría el siguiente aspecto:
▢ Lechuga
▢ Huevos
▢ Zumo
▢ Yogures
▢ Mejillones en escabeche
También puedes agregar puntualmente otras tareas no predeterminadas a una checklist en un caso concreto, por ejemplo si en navidades quieres comprar también turrón de chocolate, lo puedes agregar al final de la checklist, pero sólo para esta vez, ya que tampoco estás comprando turrón de chocolate todas las semanas. Parte de una checklist guardada con las tareas que se repitan siempre y agrega al final las tareas que se repitan sólo esta vez.
Otras circunstancias en las que las checklists nos son muy útiles:
En general, a la hora de preparar una serie de cosas y que no se nos olvide ninguna, como por ejemplo:
* A la hora de preparar la mochila del gimnasio, para que no se nos olvide la tarjeta del gimnasio, la muda de recambio o la toalla.
* A la hora de irnos de viaje, para que no se nos olvide echar en la maleta el pijama o el cepillo de dientes.
* Una receta de cocina es un ejemplo de checklist en la que el orden es importante (sugerido por Lorena)
También a la hora de hacer un proceso que se repite con frecuencia de forma similar, en mi caso:
* Para escribir los artículos de la web (redacción, palabras clave, revisión, etc.) y después publicitarlos (publicarlos en redes sociales, pings a agregadores, etc.)
* Para establecer una práctica regular: en mi caso por ejemplo los ejercicios que hago en el gimnasio y los de tocar la guitarra.
Ventajas de las Checklists
La principal ventaja es que no se te olvida nada. Es irritante que se te olviden cosas pequeñas simplemente porque no puedes tenerlas todas en la cabeza. Así no se te olvidará nada (al menos nada que esté en la lista ;))
La segunda ventaja es que ahorras tiempo. Cuando empecé a usar una checklist para hacer la maleta cuando me iba de viaje, noté que el tiempo de hacer la maleta disminuía considerablemente, como a la tercera parte aproximadamente. ¿Por qué? Porque es más lento recorrer toda tu casa, decidiendo qué te vas a llevar y qué no, que tener claro de antemano qué es lo que te vas a llevar e ir directamente a por ello y ponerlo en la maleta.
Al final la filosofía sigue siendo: sistematizar un proceso que se repite a menudo. Sistematizando lo harás más rápido y mejor.
Herramientas para hacer Checklists
Mi recomendación es utilizar tu editor de texto favorito, yo prefiero los editores online porque así puedo acceder a mis checklists desde cualquier sitio.
Printable Checklist es una web donde podemos hacer una checklist rápidamente e imprimirla. Es inmediato, pero no la puedes guardar.
Evernote es una aplicación para crear notas con facilidades para hacer checklists. Útil para listas que vamos a usar varias veces, como por ejemplo la de nuestro equipaje. Necesita registro, pero es gratuito.
Google Docs también puede utilizarse para hacer checklists y consultarlas online aunque no da facilidades específicas como las anteriores.
Lo más práctico es consultar las checklists online directamente, si estás delante del ordenador o si tienes un móvil que te lo permita, y si no siempre tienes la opción de imprimirlas.
Conclusión : Las checklists son unas herramientas útiles con un propósito específico: realizar una serie de pasos sin que se olvide ninguno de ellos.
Veamos para qué sirven y cómo hacer una.
¿Para qué sirve una Checklist?
Sirve para que, en un proceso en el que hay que tener en cuenta una serie de puntos específicos, no se nos olvide ninguno.
El ejemplo típico es el de hacer despegar un avión: es un proceso complejo y es importante realizar correctamente cada uno de los pasos, y en orden. Pero es siempre el mismo proceso (para un determinado modelo de avión). Otro ejemplo es una operación quirúrgica: para una operación determinada los pasos están preestablecidos para un resultado óptimo, y es crítico que se sigan en el orden correcto sin olvidar ninguno.
Una checklist es una hoja donde viene ya cada una de estas tareas especificada y lo único que hay que hacer es seguir la lista paso a paso para completar el proceso sin dejarnos ningún elemento por el camino.
El por qué de una checklist es muy sencillo: en la vida existen una serie de procesos que son monótonos y rutinarios, y que comprenden una serie de pasos, los cuales, si bien siempre son los mismos, no son tan triviales como para poder confiar en que nos vamos a acordar de todos ellos de memoria. Y el que se nos olvide alguno de ellos puede ser desde un poco engorroso como que se nos olvide algo al hacer el equipaje, hasta un error grave si se trata de un proceso importante, como una operación de apendicitis.
Al establecer una lista por escrito de todos los pasos necesarios especificándolos uno por uno, y recorrerla de principio a fin comprobando (checking) cada uno de los elementos de la lista, nos aseguramos de que se cumplen todas las tareas definidas, en el orden correcto, sin que falte ninguna.
Por ejemplo si cada vez que vas al supermercado hay una serie de cosas que siempre compras (por ejemplo lechuga, huevos, zumo, yogures y muchas latas de mejillones). Independientemente de que tengas otras cosas que comprar, tu lista básica tendría el siguiente aspecto:
▢ Lechuga
▢ Huevos
▢ Zumo
▢ Yogures
▢ Mejillones en escabeche
También puedes agregar puntualmente otras tareas no predeterminadas a una checklist en un caso concreto, por ejemplo si en navidades quieres comprar también turrón de chocolate, lo puedes agregar al final de la checklist, pero sólo para esta vez, ya que tampoco estás comprando turrón de chocolate todas las semanas. Parte de una checklist guardada con las tareas que se repitan siempre y agrega al final las tareas que se repitan sólo esta vez.
Otras circunstancias en las que las checklists nos son muy útiles:
En general, a la hora de preparar una serie de cosas y que no se nos olvide ninguna, como por ejemplo:
* A la hora de preparar la mochila del gimnasio, para que no se nos olvide la tarjeta del gimnasio, la muda de recambio o la toalla.
* A la hora de irnos de viaje, para que no se nos olvide echar en la maleta el pijama o el cepillo de dientes.
* Una receta de cocina es un ejemplo de checklist en la que el orden es importante (sugerido por Lorena)
También a la hora de hacer un proceso que se repite con frecuencia de forma similar, en mi caso:
* Para escribir los artículos de la web (redacción, palabras clave, revisión, etc.) y después publicitarlos (publicarlos en redes sociales, pings a agregadores, etc.)
* Para establecer una práctica regular: en mi caso por ejemplo los ejercicios que hago en el gimnasio y los de tocar la guitarra.
Ventajas de las Checklists
La principal ventaja es que no se te olvida nada. Es irritante que se te olviden cosas pequeñas simplemente porque no puedes tenerlas todas en la cabeza. Así no se te olvidará nada (al menos nada que esté en la lista ;))
La segunda ventaja es que ahorras tiempo. Cuando empecé a usar una checklist para hacer la maleta cuando me iba de viaje, noté que el tiempo de hacer la maleta disminuía considerablemente, como a la tercera parte aproximadamente. ¿Por qué? Porque es más lento recorrer toda tu casa, decidiendo qué te vas a llevar y qué no, que tener claro de antemano qué es lo que te vas a llevar e ir directamente a por ello y ponerlo en la maleta.
Al final la filosofía sigue siendo: sistematizar un proceso que se repite a menudo. Sistematizando lo harás más rápido y mejor.
Herramientas para hacer Checklists
Mi recomendación es utilizar tu editor de texto favorito, yo prefiero los editores online porque así puedo acceder a mis checklists desde cualquier sitio.
Printable Checklist es una web donde podemos hacer una checklist rápidamente e imprimirla. Es inmediato, pero no la puedes guardar.
Evernote es una aplicación para crear notas con facilidades para hacer checklists. Útil para listas que vamos a usar varias veces, como por ejemplo la de nuestro equipaje. Necesita registro, pero es gratuito.
Google Docs también puede utilizarse para hacer checklists y consultarlas online aunque no da facilidades específicas como las anteriores.
Lo más práctico es consultar las checklists online directamente, si estás delante del ordenador o si tienes un móvil que te lo permita, y si no siempre tienes la opción de imprimirlas.
Conclusión : Las checklists son unas herramientas útiles con un propósito específico: realizar una serie de pasos sin que se olvide ninguno de ellos.
Si quieres saber más de Miguel Guzmán,
visítalo en su página http://www.exito-personal.com/author/miguelguzman/
